- Op het linker paneel, klik je op eCommerce en vervolgens op Manage Store.
- Klik op My Sales en dan op Orders.
Hier kan je alle bestellingen zien – onafgewerkt, afgewerkt of verstuurd die je shop heeft gekregen. Gebruik de filters op deze pagina om specifieke bestellingen te vinden of te bekijken.
Elke bestelling heeft een betalingsstatus en een uitvoeringsstatus.
| Awaiting Payment | De “Awaiting Payment” status geeft aan dat de bestelling succesvol geplaatst werd, maar dat je nog geen geld hebt ontvangen. Alle bestellingen geplaatst via offline betaalmethodes (zoals telefonisch, via bankoverschrijving enz.) krijgen standaard deze status. |
| Paid | De “Paid” status geeft aan dat je deze klant volledig gefactureerd hebt voor een bestelling. Alle succesvolle bestellingen geplaatst via betalingsgateways, zoals bv. Authorize.Net, PayPal, Google Wallet (ex-Google Checkout) enz. krijgen standaard deze status. |
| Cancelled | De “Cancelled” status geeft aan dat de inspanning van de poort om de kredietkaart van de klant te autoriseren of te factureren mislukt is en/of dat de handelaar de bestelling heeft geannuleerd. |
| Refunded | De “Refunded” status geeft aan dat de betaling voor de bestelling terug aan de koper werd gecrediteerd. Noteer wel dat enkel de status van de bestelling in ShopBuilder wordt aangepast. Om de klant terug te betalen moet je het gepaste bedrag naar de rekening van de klant terugstorten vanuit je betalingsgateway of je bank. |
| Awaiting Processing | Dit is de standaard uitvoeringsstatus voor alle nieuwe bestellingen. |
| Processing | Deze status geeft aan dat je bezig bent met het uitvoeren van de bestelling van de klant. |
| Shipped | Dit geeft aan dat je de bestelling al verzonden hebt. |
| Delivered | Geeft aan dat de bestelling geleverd werd. |
| Will not deliver | De “Will not deliver” uitvoeringsstatus geeft aan dat je de items niet naar de klant zal verzenden. |
| Returned | De “Returned” status geeft aan dat de bestelling werd teruggestuurd naar de verkoper. |
De ‘Unfinished Sales’-pagina op het controlepaneel maakt een lijst van alle pogingen tot bestelling bij welke de klant niet tot betaling is overgegaan, met inbegrip van gevallen zoals:
- Vanuit de check-outfase terugkeren naar de shop om toe te voegen aan het winkelwagentje of te kijken wat erin ligt,
- De klant is van gedachte veranderd met betrekking tot de aankoop.
Elke lijn in de unfinished sales-tabel bevat een korte beschrijving van een bestelling (datum, totale kost, betaalmethode, inhoud van het winkelwagentje), het e-mailadres van de klant (zodat je de klant kan contacteren om te leren waarom hij/zij de bestelling niet heeft afgerond) en de ‘Place this order’-knop. Wanneer je op deze knop drukt wordt de geselecteerde bestelling geplaatst op de lijst met normale bestellingen, krijgt ze de ‘Awaiting Payment’ status en worden de order-gerelateerde berichten naar een klant gestuurd (zoals voor de nieuwe bestellingen). Maar ShopBuilder zal in zo’n geval de kredietkaart van de klant niet automatisch factureren; je gaat dus de klant handmatig moeten factureren. Het is ook belangrijk dat een onafgewerkte bestelling de gekochte items niet vergrendelt – de stockhoeveelheden worden enkel verminderd zodra een afgeronde bestelling de status ‘Awaiting Payment’ of ‘Paid’ krijgt.
ShopBuilder zelf verzamelt of bewaart geen geld voor verkopen die je aan je klanten maakt. Het systeem helpt je enkel om je producten te verkopen en om je klanten te factureren. Alle verkopen gaan direct naar het account bij je betalingsgateway. Je zal dus je betalingsgateway moeten contacteren (bv. PayPal) om je geld naar je bank te laten overschrijven als dat niet automatisch zo ingesteld is.
Indien je nog geen betalingsgateway hebt ingesteld, selecteer er dan één van de lijst en volg de instructies.
Als een bestelling werd geplaatst via een zogeheten “offline” betaalmethode (bv. “Phone ordering” of “Pay by check” – dergelijke methodes zijn van het “Offline”-type op het controlepaneel), dan creëert ShopBuilder gewoon een nieuwe bestelling in de databank en wordt de informatie van de klant opgeslagen. Er gebeurt geen feitelijke facturatie en je zal dus je klant moeten contacteren om je geld te krijgen.
Standaard zijn de order ID’s de nummers te beginnen met 1 die stapsgewijs oplopen voor elke bestelling.
De Order ID kan gewijzigd worden op de pagina “System Settings → General → Cart”, (de sectie “Order Settings”).
Je kan ook een prefix of suffix aan je ID’s toevoegen zodat ze er zo uitzien: “MY-STORE-1000-2011”. “MY-STORE” en “2011” zijn prefixen/suffixen die in jouw backend worden ingesteld. Deze functie is bijvoorbeeld handig wanneer je meerdere shops hebt en je bestellingen onderling wil onderscheiden.
Je Order ID heeft dus in principe het volgende formaat: PREFIX-NUMMER-SUFFIXwaar PREFIX en SUFFIX statische delen zijn en leeg kunnen zijn. NUMMER blijft altijd en wordt met elke bestelling automatisch stapsgewijs met één vermeerderd.
Je merkt misschien op dat er order ID’s ontbreken op de Sales-pagina. Bv. je hebt order #10, dan volgt order met ID #14 en de orders met ID #11, #12 en #13 ontbreken.
Dergelijke ontbrekende order ID’s verschijnen wanneer je klant begint met afrekenen en de transactie niet afwerkt. Bijvoorbeeld, als je de betalingsgateway PayPal Standard gebruikt en de klant naar PayPal wordt doorgestuurd maar niet betaalt, zal ShopBuilder een verborgen “incomplete” bestelling creëren die niet voorkomt in de ‘Orders’-tabel. Dergelijke bestellingen worden geplaatst op de lijst ‘paid users only). Negeer deze ontbrekende ID’s dus – er is geen probleem.
Om een trackingnummer aan een order toe te kennen voer je de volgende stappen uit:
- Log in op je controlepaneel en open het Sales tabblad.
- Klik op de knop Ship >> bij de nodige bestelling.
- Voer het nodige trackingnummer in en sla de wijzigingen op. Een klant zal een bericht krijgen met dit nummer in.
Als je wil kan je de tekst van dergelijke berichten wijzigen of vertalen.
Als je de ‘Ship’-knop niet ziet op de pagina met order-details, betekent dit waarschijnlijk dat aan de bestelling geen verzendmethode werd toegekend, wat gebeurt wanneer de bestelde items geen verzending nodig hebben. Elk product heeft een instelling ‘This product requires shipping’ op de productpagina, op het controlepaneel, Catalog > Product. Standaard is deze instelling geactiveerd voor ieder product. Indien ze gedeactiveerd is wordt er in ShopBuilder verondersteld dat het product virtueel is. Daarom laat het systeem niet toe dat er een trackingnummer wordt toegekend aan de orders – er is niets te verzenden dus niets om te tracken. Je moet verifiëren of deze instelling voor de producten geactiveerd is.
Jazeker, we sturen de tracking code en URL in berichten naar je klanten.
Als ze deze niet krijgen, ga dan na of de “Order shipped”-berichten geactiveerd zijn op het controlepaneel > System Settings > Mail page. Verifieer vervolgens de inhoud van deze berichten; ze zouden deze code moeten hebben:
-- Order tracking -- START TRACKING_URL You can track your order using the following URL: %trackingURL% END TRACKING_URL The order tracking number is %trackingNumber%
Wanneer je user-defined shipping gebruikt, weet ShopBuilder niet welke carrier voor verzending wordt gebruikt en zal er geen tracking URL in e-mails toegevoegd worden. Enkel een trackingnummer wordt dan gegeven. Je zal dus zo’n URL handmatig aan je berichten moeten toevoegen.
Vervang de code hierboven door:
-- Order tracking -- You can track your order using the following URL: http://wwwapps.ups.com/tracking/tracking.cgi The order tracking number is %trackingNumber%
Je mag gerust de UPS tracking URL door om het even welke andere vervangen.
Als je de informatie voor de bestelling moet afprinten kan dat vanaf het controlepaneel > Sales. Je dan dit ofwel voor elke verkoop apart doen – door te klikken op de knop “Print invoice” naast elk product op de sales-lijst – of voor een paar bestellingen in groep, door het vinkje naast elke bestelling te plaatsen die je wenst af te drukken en op de knop “Print selected” te klikken.